الجمعيات التعاونية وأسس قيام المشروع التعاوني مجلس الإدارة
محمد الفاتح عبد الوهاب العتيبي
الحوار المتمدن-العدد: 3119 - 2010 / 9 / 8 - 08:45
المحور: الادارة و الاقتصاد
مجلس الإدارة
إن الجمعية التعاونية هي ملك للأعضاء الذين يتساوون جميعهم في المشاركة في إدارة شئون الجمعية التعاونية .ومع ذلك فأنة ليس من المعقول أن يقوم كل عضو بإعطاء توجيهات في جميع الأمور . كما انه من غير الممكن للأعضاء أن يعقدوا اجتماعات في كل ما يجب أن يعمل وما لا يعمل في كل وقت لتوجيه النشاط اليومي في الجمعية وحتي لو كان ذلك ممكناً فان الاجتماع العام لا يصلح مجالاً لمناقشة كل المسائل التي تتعلق بسير الجمعية بصورة مفضلة . ولهذا السبب تعمل كل جمعية علي انتخاب مجلس للإدارة من عدد محدود من أعضائها من السهل أن يجتمعوا فيما بينهم من وقت لآخر لمناقشة المسائل التي تعرض عليهم بواسطة الضباط التنفيذيين أو موظفي الجمعية أو أعضاء مجلس ألإدارة أنفسهم لكي يتخذوا قرارات بشأنها ويصدروا توجيهاتهم للموظفين عموماً لإدارة أعمال الجمعية وفقاً لما نصت علية اللوائح الداخلية وتوصيات الاجتماع العام . مجلس الإدارة بالجمعية التعاونية مفوض من الجمعية العمومية ومنتخب ، وأعضاؤه هم من بين المساهمين ، ويتم انتخابهم انتخاباً مباشراً بناءً علي ترشيحهم ويتراوح عددهم عادةً من (7 إلي 15 شخصاً) ; ويتوقف عددهم عادةً علي حجم الجمعية من حيث رأس المال والأهداف .ويتم انتخاب مجلس الإدارة لدوره أو أكثر ... أقلها سنة ، وقد تصل دورة مجلس الإدارة إلي أربعة سنوات . ويتم ترتيب الأصوات التي حصل عليها مرشح ويكون المجلس وفق أعلي الأصوات عدداً . وفي بعض الدول يكون من أصحاب الأصوات الأعلى للترتيب بعد مجلس الإدارة مجلس ظل يسمي (مجلس الرقابة) وتكون مهمته رقابية ويحل صاحب أكبر عدد من الأصوات في الاحتياطي محل أي عضو في مجلس الإدارة تنتهي عضويته لأي سبب كالاستقالة أو الوفاة مثلاً . وتعارف المجتمع التعاوني علي اختيار أفضل العناصر من بين المساهمين للقيام بمهام عضوية مجلس الإدارة ، وذلك من حيث حسن السيرة والعلاقات الحسنة والأمانة والموضوعية والعقل الرشيد . ولكن مع ذلك تأخذ بعض الدول بشروط يتم بناءاً عليها ترشيح العضو المساهم من بين المساهمين لمجلس الإدارة وتحدد ذلك في تشريعاتها التعاونية.
واجبات مجلس الإدارة :-
1. الإشراف علي أداء الجمعة لتحقيق أهدافها ويتضمن ذلك رسم السياسة التي تحقق هذه الأهداف التي من أجلها تم إنشاء الجمعية .
2. تمثيل الجمعية نيابةً عن المساهمين مع كافة الأطراف في علاقات المجتمع المدني داخل البلاد وخارجها .
3. التقاضي والمثول أمام السلطات الأمنية والجنائية والمدنية والمحاكم فيما يتعلق بأعمال الجمعية .
4. اتخاذ القرارات في اجتماعات دورية بأغلبية أصوات أعضاء المجلس في الموضوعات ذات الصلة بأهداف الجمعية .
يكون مجلس الإدارة في أغلب الحالات من :-
• رئيس ونائب له .
• سكرتير ونائب له .
• أمين صندوق ونائب له .
• أمانات : مثل ، أمانة للعلاقات العامة ... الخ ، وحسبما تقتضيه أعمال الجمعية .
ويتم شغل مناصب مجلس الإدارة (المكتب التنفيذي) بعد الانتخابات بنسبة عدد الأصوات في الانتخاب العام ، بالتراضي بعد تسمية منصب الرئيس والسكرتير وأمين الصندوق بالانتخاب الحر المباشر . ويتم العمل في مجلس الإدارة عبر اجتماعات دورية أسبوعية أو شهرية أو طارئة حسبما تحدده اللوائح الداخلية للجمعية . ويتم تدوين محاضر اجتماعات مجلس الإدارة في سجل يتضمن جدول الأعمال والقرارات المتخذة . ومجلس الإدارة هو واجهة المساهمين ، والمرجعية لهم عند طلب أي مساهم لمعرفة أي موضوع و يقدم له الرد عبر سكرتير مجلس الإدارة إذا كان لا ينتظر مساءلة المجلس في الجمعية العمومية . ويقوم مجلس الإدارة بعرض نتائج أعماله للجمعية العمومية للمساهمين والتي تعقد في نهاية كل سنة مالية ، ومن ذلك أن يعرض عليها الحسابات الختامية والميزانية العمومية مع خطاب الدورة ، ويقدم خطاب الدورة رئيس مجلس الإدارة . أما الحسابات فيقدمها أمين الصندوق ، أو جهة ذات اختصاص – ففي بعض الدول يقدمها مسئول من الجهاز الحكومي المشرف علي الجمعيات التعاونية : وفي دول أخرى يقدمها مراجع قانوني .
الإدارة التنفيذية
والإدارة التنفيذية هي مجموعة العاملين ويشمل طاقم العمل المهني المحترف الذي يعمل بأجر في مجالات تخصصات الإدارة التنفيذية التعاونية ويشمل شاغلي وظائف أهمها :-
1. مدير الاعلام والتعليم والتدريب
2. المدير التنفيذي وسكرتارية له .
3. مدير المشتريات وموظفي المشتريات .
4. مدير المبيعات ووظائف المبيعات .
5. مدير المخازن ووظائف المخازن .
6. مدير الإنتاج ووظائف الإنتاج .
7. إضافةً إلي وظائف عمالية مثل الخفراء والفراشين والسائقين والمراسلات وفي بعض الحالات يتولى أعضاء مجلس الإدارة رئاسة العمل التنفيذي ، وفي أخرى يتولى الأعضاء الإشراف والرقابة علي مديري الإدارة التنفيذية ويتعاون معهم في تسيير مهام الإدارة .
مهام الإدارة التنفيذية :-
يتلخص مهام الإدارة التنفيذية في تسيير دولاب العمل في المؤسسة التعاونية لصالح جماعة المساهمين – ووفقاً لسياسات مجلس الإدارة المنتخب من بين المساهمين – وتسيير العمل بمهنية متخصصة وفقاً للأصول العلمية حيث يوجد تخصص محاسبي وتخصص مشتريات وتخصص مخازن وتخصص مبيعات ... الخ مع مراعاة تنفيذ القوانين المحلية السارية في المجتمع ، مثل قانون (الصحة) و (البلدية) ... الخ وذلك إضافةً إلي قانون التعاون الساري وقرارات مجلس الإدارة .وتعمل الإدارة التنفيذية علي الوصول لأهداف الجمعية التي تمثل وتحقق أغراض المساهمين بأقل تكلفة ممكنة وأكبر كفاءة وأقصر زمن ممكن . ويعني ذلك تنظيم مدخلات العمل من قبل الإدارة التنفيذية من الجهود البشرية والآلات والخامات ورؤوس الأموال وفقاً للمعايير المهنية للكفاءة الإدارية (أقل تكلفة + أجود منتجات أو خدمات × أقصر زمن) .
وتكمن جوانب ديمقراطية الإدارة في الإدارة التنفيذية في :-
1. وضوح القوانين واللوائح المنظمة للعمل .
2. عدم تناقض قرارات مجلس الإدارة .
3. التنظيم المالي والإداري الجيد للجمعية .
4. عدم تداخل أعمال مجلس الإدارة مع أعمال الإدارة التنفيذية .
5. توفر قدر من الكفاءة في شاغلي مقاعد الإدارة التنفيذية .
6. توفر قدر من الثقة بين قيادات الإدارة التنفيذية مع بعضهم البعض ، ومع مجلس الإدارة من ناحية أخرى .
7. عدم تعالي وسيادية أعضاء مجلس الإدارة علي أعضاء الإدارة التنفيذية .
8. منح أعضاء الإدارة التنفيذية حقوقهم الواضحة الأدبية والمالية ليتفرغوا لمهامهم وفقاً لضوابط محددة سلفاً مع ضمانات قانونية تحميهم من تعسف أعضاء مجلس الإدارة .
مدة العضوية بالمجلس : تنص القوانين النظامية للجمعيات علي مدة العضوية في مجلس الإدارة بحيث لا تتجاوز فترات معينة ، وتلجأ بعض الجمعيات إلي أن تجري انتخاب أعضاء المجلس بمعني أنه لا ينبغي أن ينتخب أعضاء المجلس جميعاً مرة واحدة ، بل ينبغي أن ينتخب بعضهم في الاجتماع الذي يعقد في شهر يناير ، والبعض في الاجتماع الثاني الذي يعقد في شهر أبريل ، والبعض الاجتماع الذي يعقد في شهر يوليو والآخر ينتخب في الاجتماع الذي يعقد في شهر أكتوبر . والسبب في ذلك أنهم يريدون أن يوجهوا اهتمام الأعضاء إلي اجتماعات الجمعية العمومية ومتى تنعقد هناك أربع مرات سنوياً . والغالبية العظمي من الجمعيات التعاونية في بريطانيا ليست من أنصار بقاء أعضاء مجلس الإدارة في مناصبهم فترة طويلة وذلك حتى لا يظل هؤلاء الأعضاء قابضين علي زمام الوظائف في المجلس لا يتغيرون ولا يتبدلون ، وذلك خشية أن تكون إدارة بعضهم للجمعية غير سليمة . لذلك حاولت بعض الجمعيات بالإضافة إلي تجزيء الفترات التي ينتخب فيها أعضاء المجلس اقتراح استخدام عدة وسائل تنظيمية في انتخاب أعضاء مجلس الإدارة منها أنه إذا كان عدد أعضاء مجلس الإدارة سبعة مثلاً، أن ينص في القوانين النظامية علي أن تنتخب الجمعية العمومية الأولي للمؤسسين بعد النشر عن الجمعية – ثلاثة أعضاء من الأعضاء السبعة لمدة سنة وعضوين لمدة سنتين وعضوين لمدة ثلاثة سنوات ، وبعد ذلك يجدد انتخاب المقاعد التي تنتهي مدتها لمدة ثلاثة سنوات . ولتبيين هذا النظام ينتخب سبعة أضاء في السنة الأولي ، وثلاثة أعضاء في السنة الثانية وعضوان في السنة الثالثة ، وعضوان في السنة الرابعة ثم يتوالي تكرار الانتخاب بعد ذلك سنوياً طبقاً لهذه الأعداد 3-2-2 وهكذا دواليك. و تنتخب الجمعية العمومية أربعة من سبعة لمدة سنة ، وثلاثة الآخرين لمدة سنتين ثم يعاد انتخاب المقاعد جميعها بعد نهاية مدتها لمدة سنتين ، أي أن المقاعد في التجديد أن يتم دورياً كل سنتين . ومن قبيل الاستثناء يحدد نصف عدد المقاعد تقريباً بحيث تكون مدة الانتخاب الأول لها عام واحد . ولتطبيق هذا النظام ينتخب سبعة أعضاء في السنة الأولي وأربعة في السنة الثانية وثلاثة في السنة الثالثة ، ثم يتوالي الانتخاب بعد ذلك في السنتين المتعاقبة 3- 4 وهكذا دواليك.
وهناك طريقة أخرى ينص عليها القانون النظامي للجمعية ، وهي تقسيم مقاعد أعضاء مجلس الإدارة إلي أنواع ، النوع الأول تكون مدة عضو مجلس الإدارة فيه عاماً واحداً ، والنوع التالي تكون مدة العضوية فيه عامين ، والنوع الثالث تكون مدة العضوية ثلاثة أعوام ، فإذا كان عدد أعضاء مجلس الإدارة في الجمعية مثلاً خصصت ثلاثة مقاعد ينتخب من يرشحون لشغلها مدة سنة ثم تنتهي عضويتهم في نهاية السنة ، ويكون علي الجمعية العمومية في اجتماعها السنوي أن تعيد انتخاب أو تستبدلهم بغيرهم ، ويخصص مقعدان ينتخب من يرشح لشغلها لمدة سنتين ، أي أن مدة عضويتهما في المجلس تستمر عامين ، وفي نهاية هذه المدة يكون علي الجمعية العمومية في اجتماعها السنوي أن تعيد انتخابهما أو استبدالهما بعيرهما ، كذلك يخصص مقعدان ينتخب من يرشح لشغلها مدة ثلاثة سنوات ، أي أن مدة عضويتها بالمجلس تستمر لمدة ثلاثة سنوات ، وفي نهاية هذه المدة يكون علي الجمعية العمومية في اجتماعها السنوي أن تعيد انتخابهما أو تستبدلهما بغيرهما . ولتطبيق هذا النظام ينتخب سبعة أعضاء في السنة الأولي ، وينتخب ثلاثة أعضاء في السنة الثانية ، وخمسة أعضاء في كل من السنوات الثالثة والرابعة والخامسة ، وثلاثة في السنة السادسة ثم يتولي بعد ذلك تكرار انتخاب أعضاء مجلس الإدارة في الجمعيات العمومية علي التوالي الستين طبقاً للأعداد الآتية : 7 – 3 – 5 – 5 – 5 – 3 وهكذا وهكذا دوليك. قد تكون هذه الطريقة معقدة بعض الشيء ، ولكنها أفضل من غيرها لما تتمتع به من مميزات كثيرة . فإنها تحول دون أن يتغير أعضاء مجلس الإدارة جميعاً عقب السنة الأولي ، ومن ثم يمكن تجنب الوقوع في أخطاء سبق ارتكابها وهي ناحية أخري تمنع استمرار أعضاء مجلس الإدارة جميعاً مراكزهم مدة طويلة ، كما تسمح في نفس الوقت من تجربة أشخاص جدد كل سنة لمدة عام واحد ، فإذا أثبتوا جدارة في القيام بأعباء وظائفهم استطاع أعضاء الجمعية انتخابهم بعد ذلك في المقاعد ذات المدة الأطول.
وتنص معظم الجمعيات التعاونية علي أن تكون مدة العضوية لمجلس الإدارة أما سنة أو سنتين ، هناك كثير من الجمعيات لا تسمح لعضو مجلس الإدارة أن يستمر في مقعدة في المجلس مدة ستة سنين متتالية ـ وبعد مضي فترة معينة تتراوح بين الستة أشهر وسنة يسمح له بأن يرشح مرة ثانية. والواقع إن التغيير الكثير في أشخاص مجلس الإدارة مع توافر الكفايات اللازمة ، ليس في مصلحة الجميع ، لأنه يعرقل سير تقدم الجمعية في سياستها المرسومة ، ثم إن أعضاء مجلس الإدارة الذين يعملوا في فترة معينة وتتوفر فيهم الكفايات اللازمة تسود بينهم روح الفريق في العمل كما هو المرغوب فيه والمطلوب داخل المجلس ، كما إنهم يكتسبون مزيداً من الخبرات والبصر بأمور الجمعية ومشاكلهم . وهذا يجعلهم أكثر من غيرهم علي حلها ولذلك يجب أن لا تلجأ الجمعيات العمومية إلي تغيير أعضاء مجالس إداراتها إلا أذا تبين لها وجود عناصر أصلح وعلي استعداد أقوي للمساهمة في نجاح الجمعية وتقدمها ويلاحظ كذلك أو من المحتمل وصول بعض الأشخاص إلي عضوية مجلس الإدارة ، ثم لا يكون بعد ذلك نشاط في الجمعية وهؤلاء يجب علي الجمعية العمومية أن تعمل علي استبدالهم بغيرهم .
أما ما يقال عن المدة القصيرة من أنها لا تساعد علي رفع مستوي الكفاية في الجمعية ، فهو مردود بأنه إذا أظهر أعضاء مجلس الإدارة الذين يشغلون مراكزهم لفترة قصيرة كفاية في العمل واستعداد للمضي فيه ، فليس ما يمنع أعضاء الجمعية عند إنتهاء الفترة إعادة انتخابهم مرة وأثنين وثلاثاً ومن ثم أري أن لا تضمن القوانين النظامية للجمعيات التعاونية للاستهلاك وجوداً تمنع مثل هذا التكرار ، كما ويجب أن يأخذ في الاعتبار أنه كما كانت مدة العضوية في مجلس الإدارة قصيرة ، كان ذلك أقرب إلي مفهوم الديمقراطية . وهنا من يري أنه لا إذا نصت القوانين النظامية للجمعيات علي بقاء أعضاء مجلس الإدارة لمدة طويلة وكانت تصرفات المجلس لا تحوز ثقة الأعضاء فإن في وسعهم أن يقترحوا قراراً بلوم المجلس Vote of Censure فإذا حاز الاختراح أغلبية الأصوات ، وجب علي المجلس أن يستقيل إذا كان يحترم نفسه . كما يري أنه إذا كان هناك بعض أعضاء المجلس قد تمنعهم ظروف السن أو الصحة من القيام بواجباتهم بصورة فعالة ، فإنه يمكن التغلب علي ذلك عن طريق النص في القوانين النظامية علي أن الأعضاء الذين بلغوا سناً معينة يمنعون من ترشيح أنفسهم في المجلس حتى نهاية العام . غير أن هناك أيضاً من يميل إلي استثناء ذوي الكفايات من أعضاء مجلس الإدارة من شروط السن إذا كانت حالتهم الصحية تمكنهم من القيام بأعباء وظائفهم.
خطوات الإنشاء والتأسيس والتكوين
الجمعيات التعاونية النموذجية
الجمعيات التعاونية النموذجية هى الجمعية التعاونية ؛ التى يقبل أعضاها طواعية وبمحض اختيارهم تحويلها الى جمعيه تعاونيه نموذجيه ؛ وفقا للشروط والأسس التي يحددها الاتحاد التعاوني بولاية القضارف؛ وذلك لتعظيم الفائدة للعضوية التعاونية بصورة خاصة وللمواطنين بصورة عامة. وذلك بتأسيسها وقيامها علي الاسس والمبادئ والقيم التعاونية الذي أقرها الحلف التعاوني الدولي، أعلي تنظيم تعاوني علي مستوي العالم، حتي يتسني للاتحاد التعاوني بعد ذلك من استخدام هذه التعاونيات كمختبر تعاوني للتدريب ؛ دون إن يؤثر هذا على استقلالية وشعبية الجمعية وديمقراطيتها.
أهدف وأغراض الجمعية التعاونية المتعددة الاغراض النموذجيه
تستخدم هذه الجمعية النموذجية بمثابة مختبر للتدريب العلمي والتطبيقي فى المجال المخصص لقيامها ؛ للدارسين والمتدربين من التعاونيين في مجالات التنمية والتدريب التعاوني كما تكون مجالا لتطبيق الأفكار والنظريات و الأنظمة التعاونية المتطورة ؛ واختبارها وإجراء التعديلات اللازمة عليها لتساير الواقع، على إن يجرى بعد ذلك تطبيق النتائج الناجحة على بقية التعاونيات بمنطقة القضارف ومن ثم على سائر التعاونيات بالولاية.
كما تعتبر هذه الجمعيات النموذجية قبلة للزائرين والمسئولين من داخل وخارج الحركة التعاونية ، وبالتالي تساهم في تصحيح المفاهيم والمعلومات الخاطئة المحيطة بالعمل التعاوني وعكس الوجه الحقيقي للحركة التعاونية.
إن الاهتمام بالمجتمع المحلى الذى تتعامل فيه الجمعية التعاونية ؛وتباشر نشاطها من خلاله ؛وتتفاعل معه سلبا وايجابا ينم من وجهة النظر ( العضوية ) للتنظيم التعاوني ومن كون الجمعية التعاونية الزراعية منظمه شعبيه تقوم على التضامنية والوحدة والتكامل الفطري بين الأعضاء التعاونيين الذين هم أصلا مواطنين بهذا المجتمع. لتحقيق هدف نهائى هو تقديم خدمه اقتصاديه واجتماعيه للأعضاء وغير الأعضاء وهم فى الاصل ( مواطنين فى هذا المجتمع المحلى ، وهم أيضا الغايه والو سليه للتنظيم التعاوني ؛المتمثل فى الجمعية التعاونية النموزجية. وعليه ضمن الخطورة بمكان إهمال المجتمع المحلى لان ذلك حتما يؤدى الى فشل الجمعيه التعاونيه، وهذا ما يحدث عندنا فى الجمعيات التعاونية وبخاصة التعاونيات الريفية؛ لشعور بقية المواطنين واحساسهم الضعيف نحو الجمعيه التعاونيه؛ لوجودها بينهم كالجسم الغريب ويصبح من الواجب تدارك هذا الجانب ونحن نعمل لخلق جمعيه تعاونيه متعددة الاغراض وبصورة نموذجيه حتى لا نصبح كمن يحرث فى البحر.
الأتصال داخل الجمعية التعاونية يمكن رصد العديد من الاتصالات داخل الجمعيات التعاونية ، وهي دائمة الحدوث ما بين الإدارة والأعضاء وما بين الجمعية ومكونات البيئة التي تنشط بها ، وبالتأكيد يعتمد على هذه الاتصالات ونجاحها نجاح الجمعية في تحقيق أهداف وجودها وتطور دورها يوما بعد يوم ، فدعونا في هذه الحلقة ان نرصد هذه الاتصالات وان نصنفها لنتمكن من التعريف بها. تقسم الاتصالات داخل المنظمات التعاونية إلى قسمين ، داخلية وخارجية. الاتصالات الداخلية .
لا يستطيع أعضاء التعاونيات أن يشاركوا فعلا في شون جمعيتهم دون القيام باتصالات كفؤة وفعالة، وتمثل الاتصالات وحرية تبادل المعلومات ، عاملا جوهريا في نجاح عمليات النهوض بالمنظمات التعاونية ، وتعتبر الممارسة الجيدة للاتصال داخل الجمعية أمرا أساسيا لتنسيق أعمالها والمشاركة في رسم أهدافها ، كما ان الممارسة الجيدة للاتصال داخلها يعزز الوحدة الداخلية ، ويمكن من قيادتها نحو أهدافها بكل يسر ونجاح.
فما هي وسائل الاتصال داخل الجمعية التعاونية ؟ وما أهمية الإصغاء ، وكيف تدار الاجتماعات ، وكيف يتم إدارة المنازعات وكيف يتم معالجة الشكاوى والتظلمات ؟ أسئلة لها أهمية كبرى في إدارة العمل التعاوني الداخلي في الجمعيات. يمكن ملاحظة القصور في وسائل الاتصال في المنظمات التعاونية من خلال ملاحظة:
• عدم إتقان -مهارة الإصغاء التي يتوجب على المسئول أن يتقنها .
• عدم إتقان مهارة إدارة الاجتماعات .
• عدم إتقان مهارة إدارة النزاعات التي تنشب في اللقاءات الموسعة مثل دورات التدريب في التعاونيات.
• كيفية معالجة الشكاوي والتظلمات التي يعانيها الأعضاء والمستفيدون من الخدمات.
ابرز مشكل الاتصال تكمن في:
• اللغة.
• اللهجات واللغات الاصطلاحية لقرية معينة.
• صعوبة الرسالة.
• الأفكار والأحكام المسبقة.
• العلاقات الاجتماعية وتنازع السلطة بين العائلات في الريف.
• المشاعر والعواطف.