الجمعيات التعاونية وأسس قيام المشروع التعاوني النظام المحاسبي في الجمعيات التعاونية



   محمد الفاتح عبد الوهاب العتيبي
   الحوار المتمدن-العدد: 3119 - 2010 / 9 / 8 - 08:45
   المحور: الادارة و الاقتصاد

النظام المحاسبي في الجمعيات التعاونية
المحاسبة في الجمعيات التعاونية
نعنبرالمحاسبة واحدة من أهم وظائف الجمعية التعاونية ستقتصر دراستنا على قيود التأسيس و العمليات الجارية أما الحسابات الختامية فهي شبيهة بالحسابات الختامية للمنشآت الاقتصادية.
و تتضمن هذه العمليات:
1. قيود التأسيس.
2. المدفوعات المسبقة للأقساط.
3. التأخر عن تسديد الأقساط.
4. الاكتتاب و التسديد أثناء و جود الجمعية.
5. مصاريف التأسيس و رسم العضوية و الاشتراكات الدورية.
6. انسحاب العضو.
7. توزيع الأرباح في الجمعيات التعاونية.
أهمية المحاسبة أولا : ما الحاجة إلى مسك الحسابات ؟ من الطبيعي ان يختار الأعضاء ،مجلس إدارة لتعاونيتهم الناشئة من بين ظهرانيهم الذين هم مزارعون مثلهم وليسوا مدراء مهنيين يحترفون إدارة الأعمال وقد لا يكون أعضاء المجلس عارفين بمسؤولياتهم او بكيفية قراءة التقارير المحاسبية والإفادة منها في صنع القرار وقد لا يقدر المجلس وظيفة المحاسبة حق قدرها ولا يرى فيها سوى مطلب حكومي تشترطه إدارة التعاون ، فيعزف بالتالي عن الرغبة في إنفاق المال اللازم لإنشاء هذه الوظيفة .فلماذا توجد لدى الشركات والتعاونيات دوائر محاسبية وسجلات تحتفظ بها وهل هذا أمر ضروري ؟ وما هي الأسباب الداعية له؟
السبب 1: التصرف بأموال الغير يتطلب الثقة والأمانة
كما تعلمون ،تعود ملكية التعاونية للأعضاء جميعهم سوية (بمبانيها والياتها ومركباتها وأثاثها ومخزناتها وأموالها الموجودة في الحساب المصرفي (في البنك)، الخ ) ولا يستطيع فرد من أفرادها ، الانفراد بنفسه زاعما انه مالك التعاونية .ويتوجب بالتالي ان تدار أعمال التعاونية شأنها في ذلك شأن أي منظمة تتصرف بأموال الغير وفق قواعد محدده وقرارات يقرها الأعضاء سوية .ويستثمر الأعضاء أموالهم في التعاونية والهم يعمر قلوبهم فهم لا يريدون أن يخسروا أموالهم ولكنهم يخشون ان تقع الخسارة ومن ناحية ثانية وحيث لا يستطيع الأعضاء جميعهم القيام بعمليات الإشراف والمراقبة اليومية لكيفية استعمال أموالهم في أعمال التعاونية ولذا فهم ينتخبون بالتالي عضوا منهم يثقون به ويكونون مجلسا للادارة يتصرف بأموالهم كما ينبغي .لابد لجميع المنظمات التي تدير أموال الغير كالمصانع والشركات الكبرى من الحرص الشديد على عدم ضياع هذه الأموال وهي تحتاج الى إقناع أعضائها/ المساهمين بأن أموالهم مضمونة وإذا ما قصرت في ذلك قد تنتشر الإشاعات بين الأعضاء حول وجود خطأ ما يسفر في النهاية عن انهيار اعمال الجمعية مما يؤدي الى سقوط الهيئة الإدارية للجمعية إما بإقالتها من قبل الأعضاء او نتيجة لإفلاس التعاونية .ويحتاج الأعضاء الى التأكد من أموالهم التي تتعامل بها التعاونية آمنة وغير معرضة للخسارة من واجب المجلس ان يوفر البرهان المقنع على أن أموال الأعضاء مصونة في التعاونية ومن هنا تبرز أهمية وضرورة إنشاء قسما للمحاسبة في كل جمعية تعاونية ، وعليه:
• – التسهيلات الواجب توفرها لمرافق المحاسبة: يتوجب على مجلس إدارة الجمعية توفير كامل الوسائل و وتقديم التسهيلات للعمل ، ويتعين عليه في سبيل أداء جيد لوظيفة المحاسبة :=
1. أن تعين التعاونية موظف حسابات يحدد له بوضوح ما ينبغي ان يقوم به من أعمال بحيث يعرف من الذي سيقدم له الوثائق الأساسية لمعالجتها وما هو متوقع منه عمله .
2. ان يكون موظف الحسابات قد خضع للتدريب الذي يمكنه من تحقيق النتائج المتوقعة من عمله .
3. ان تدفع تعويض عادل لأعمال المحاسبة .
4. ان توفير كل التسهيلات اللازمة ( آلة حاسبة ، قرطاسية ملائمة ، طاولة ، مكتب ، كرسي ، ملفات ) في مكتب التعاونية .
5. عدم مسؤولية المحاسب وحده عن سلامة عمليات المحاسبة اذ يقع على المجلس ان يضمن ان يكون العمل في المنظمة قد خطط له بحيث يتلقى موظف الحسابات كل الوثائق والمعلومات المطلوبة للعمليات .
6. ان يخضع عمل المحاسب للإشراف ، وان تضمن الإدارة قيام هذا الموظف بقديم التقارير المطلوبة في الوقت اللازم .
من شان أي تقصير في احد هذه الأمور ان يثبط من عزيمة المحاسب والمجلس في نهاية المطاف لان العمل المطلوب لم يتم تنفيذه .
اختيار المحاسب: الخيارات كثيرة امام التعاونية لتعيين محاسب لها :-
1. تعيين محاسب مهني محترف ، متفرغ او غير متفرغ .
2. محاسب متدرب من داخل التعاونية متفرغ او غير متفرغ .
3. تكليف مكتب للخدمات المحاسبية بمتابعة حسابات الجمعية .
من شان المحاسب المهني المدرب الذي يتفرغ للعمل في مكتب التعاونية ان يوفر أفضل النتائج بإشراف المجلس ويتوقف تعيينه على حجم العمل والموارد المتاحة ويوصى بهذا الاختيار للتعاونيات ذات الأنشطة الواسعة والمعاملات الكثيرة .
في حال اقتصار الأمر على بضع عمليات حسابية وعندما تكون الموارد محدودة للتعاونية والتعاونية في مستهل أعمالها ، يمكن تعيين محاسب مهني يكرس للتعاونية بعضا من وقته ،ويمكن ان يقوم بهذا العمل معلموا المدارس في المنطقة او محاسب في مصلحة الهاتف المحلية او موظف في مكتب حكومي يدفع له اجر للقيام بعمل جزئي والقيام بمهام المحاسبة في التعاونية .وفي حال عدم العثور على مثل هذا الشخص يتعين ان تجد التعاونية شخصا مدربا ليعمل محاسبا متفرغا او غير متفرغ .ويمكن في هذا المجال طلب المساعدة من ادارة التعاون في وزارة العمل للقيام بعملية التدريب .ومن الخيارات كذلك تكليف مكتب يمتهن شؤون المحاسبة في المدينة او قيام الاتحاد التعاوني بتوفير الخدمات المحاسبية للتعاونيات المنتمية إليه .وتستعين معظم المكاتب المتخصصة بأعمال المحاسبة بحاسوب وتستطيع إعداد تقارير محاسبية جيدة بتكلفة تكون في متناول التعاونية .من المهم في كل هذه الحالات الموافقة على ان يحضر المحاسب اجتماعات المجلس ليشرح له تفاصيل التقارير المالية .والان لنسمع للأسئلة التالية والإجابة عليها :
السؤال الأول1كيف يستطيع المجلس والإدارة إقناع الأعضاء بحسن إدارة أموالهم ؟
الجواب :بواسطة الصدق وتقديم التقارير عن الوقائع في الوقت المناسب
السؤال الثاني 2كيف يتأكد المجلس والإدارة من أن المال المستثمر في مشاريع أعمال التعاونية لم يصب بخسارة ؟
الجواب :بواسطة عملية رصد للأموال والملكيات الأخرى في المشاريع وعبر تقديم تقارير صحيحة.
السؤال الثالث 3 كيف يستطيع المجلس والإدارة الوقوف على الوقائع والإبلاغ عنها ؟
الجواب :يكون ذلك بتنظيم عمليات التسجيل ومسك الدفاتر الخاصة بأموال التعاونية وأملاكها الأخرى وإعداد تقارير تستند إلى أدلة وبيانات مسجلة ( وقائع حقيقية ).ولا بد لهذه السجلات والتقارير من ان تخضع للتفتيش من جانب طرف مستقل ( مراجع ) يعد بيانا يؤكد صحتها .أن السبب الأول لإقامة قسم للمحاسبة في كل جمعية تعاونية وهو ان إدارة مال الغير تتطلب الثقة والأمانة ،والتي يتوجب على الجمعية والقائمين عليها ان يبرروا هذه الثقة التي منحنهم اياها الهيئة العامة للجمعية . السبب الثاني
السبب ( 2 ) يفوض الأعضاء أمورهم إلى مجلس إدارة الجمعية ولكنهم يطلبون مساءلته من خلال إلزامه بتوفير تقرير مالي سنوي يوضح صافي الإعمال في الجمعية وتحديد وضعها في نهاية السنة المالية من خلال توفير ميزانية عمومية ، فما الميزانية ؟ الميزانية : هي تقرير مالي يبين صافي أعمال الجمعية التعاوني سنويا . لا يستطيع الأعضاء جميعهم المشاركة شخصيا في إدارة عملية صنع القرار في التعاونية ، لذلك فإنهم يلجاؤون الى انتخاب هيئة موثوق بها او مجلسا يدير أعمال التعاونية نيابة عنهم ، إلا أن الأعضاء لا يطلقون يد المجلس في إدارتها حسب رغبته لأنهم يودون ان يعرفوا مسبقا كيف ستدار التعاونية لذلك يلزم أمين الصندوق او اللجنة المالية مقترحا للمجلس لإقرار مشروع موازنة تقديرية توضح التوقع المالي الذي يعبر خطة العمل السنوية التي أعدها المجلس وله الحق في قبولها او رفضها ، وفي حال أقرارها من قبل المجلس و وفي الوقت ذاته يصبح امين الصندوق او اللجنة المالية بهذا الوضع كمن اخذ بهذا تفويض من الهيئة العامة ، فإدارة الأعمال نيابة عن الاعضاء وفقا للموازنة التقديرية التي تمت الموافقة عليها .كما يفوض المجلس بالقيام بالمهمات الى المدير و الموظفين :ويلاحظ هنا. ان المجلس لا ينغمس في معظم الحالات في عملية صنع القرار اليومية لأعمال التعاونية بل انه ينيط بعضا من صلاحياته بطريقة متفق عليها ( معايير الأداء وتوصيف الأعمال ) لمدير مهني محترف ، يتمتع المدير بصلاحيات تعيين موظفين يضطلعون بمختلف مهمات التعاونية بطريقة متفق عليها ( معايير الأداء وتوصيف الأعمال ) ولا بد للمجلس بعد تفويض السلطات الى المدير من ان يلجا إلى الرقابة للتأكد من ان هذه الصلاحيات قد استعملت وفقا للتفويض الممنوح ومن شان انعدام الرقابة ان يؤدي الى فقدان الرئيس لسلطته الإدارية والى ان يتصرف الموظف التابع له وفق رغبته الخاصة ان الموظف مسئول ( خاضع للمسائلة ) أمام المدير ليبرهن انه قام بالعمل على النحو المطلوب والمدير خاضع للمسائلة بدوره ، أمام المجلس ليبرهن انه أدار التعاونية كما ينبغي تبعا للتفويض الممنوح له .يخضع المجلس في نهاية السنة المالية او في عدد المرات للمسائلة ( بصفة مسئولا) ليبن للأعضاء انه أدار شؤون التعاونية طبقا للتفويض الممنوح له ولا يمكنه ذلك الا بان يبين النتيجة الفعلية التي حققتها التعاونية في نهاية العام مقارنة بالموازنة التقديرية وبعد ان يقدم المجلس تقريره الاداري والمالي السنوي (تقرير الميزانية العمومية ) المدقق من قبل محاسب قانوني ( للمحاسبة أمام الأعضاء ) حيث يناقشه الاعضاء في اجتماع الهيئة العامة ويصوتون بشان ما اذا كانوا يعبرون عن موافقتهم علية (قبولا او رفضا) وبذا يتحقق للتعاونية مجلسا لإدارتها ينعم بثقة الأعضاء لتوفيره للجمعية إدارة مقبولة .
السبب الثالث
يحتاج المجلس الى المعلومات ليدير التعاونية ولا يستطيع المجلس تخويل المدير جميع سلطات صنع القرار ليجلس هو ويستريح حتى نهاية السنة ، متوقعا ان تدار التعاونية على النحو المطلوب ولا بد للمجلس من ممارسة الرقابة والتأكد من :-
1. أن التعاونية تعمل وفقا للخطوط التوجيهية التي صاغها هو .
2. ان تقدم الأنشطة الاقتصادية بتوافق مع النتائج السنوية المقررة في الموازنة التقديرية .
والرقابة التي تقوم بها الإدارة هي عمل متواصل ، لا يقتصر على نهاية السنة فقط ، وتشكل المحاسبة أكثر الطرق المعول عليها لحصول الإدارة على المعلومات الصحيحة التي تمكنها من القيام بهذه الرقابة لان المحاسبة تحتفظ بسجلات كاملة ومستكملة لكل المعلومات المالية الهامة .والترخيص للمجلس بالإنفاق هو نشاط يومي هام وعملية ذات شان للرقابة المالية ، يوافق بواسطتها عضو مختار من أعضاء المجلس على مدفوعات التعاونية ويعزى السبب الرئيسي لمراقبة المدفوعات إلى التأكد من ان المدير والموظفين قد تصرفوا ضمن حدود صلاحياتهم .وتشمل عمليات الرقابة التي ينفذها المجلس في نهاية كل شهر وبانتظام التحقق من ممتلكات التعاونية من نقد ومخزون بشكل خاص للتأكد من صحة القيم المسجلة في التقارير المالية .والمحاسبة هي نظام لمعلومات الإدارة يبين النتائج الفعلية الني تحققها الأعمال مقارنة بالموازنة (التفويض من المجلس) ويعقد المجلس اجتماعا شهريا او كل ثلاثة أشهر لمناقشة التقدم المحرز في أنشطة الأعمال يعرض فيه المحاسب او المدير للنتائج المتحققة خلال الفترة ويقوم المجلس :-
1. بمناقشة وتقييم التقدم المحرز مقارنة بالموازنة التقديرية للتأكد من السير لتحقيق النتيجة الموعودة للأعضاء في أخر العام _ بعد التفويض الممنوح منهم ) قابلة للتحقيق .
2. بالتخطيط لعملية تصحيحية واتخاذ قرار بشأنها فيما لو جاء التقدم دون ما هو مطلوب ، وفي حال توقع الخسارة يتعين وضع خطط تؤدي إلى زيادة الدخل من الأعمال او اللجوء إلى خفض النفقات .
3. باتخاذ قرارات هامة في اجتماعاته لتصحيح مسار الأعمال وتوجيه المنظمة في الاتجاه القويم وتتضمن محاضر الاجتماعات تسجيلا للنتائج المالية والقرارات المتخذة لتنفيذها من قبل مدير التعاونية وموظفيها .
السبب الرابع
يطالب القانون المجلس بتوفير معلومات كاملة وحقيقية للأعضاء، أن القاعدة القانونية التي تقول “ان المتهم برئ حتى تثبت ادانته ، بالطبع ان هذه القاعدة القانونية ممكنة التطبيق على كل الإفراد إلا العاملين في المؤسسات الأهلية والتعاونية فهم على عكسها يعاملون ، فهم متهمون حتى تثبت براءتهم ، ويكثر الحديث في هذه الايام عن الشفافية والتي تعني “كشفا صادقا وكاملا للمعلومات عن اعمال التعاونية ووضعها المالي” ، ويشترط بهذا الكشف ان يستطيع الأعضاء المالكون فهمه ويحق لكل أعضاء التعاونية معرفة ما حل بملكيتهم المشتركة وما إذا كانت تدار بشكل جيد او اسىء استعمالها . ومما يؤسف له ان الأعضاء أصحاب التعاونية لا يعرفون حقوقهم في حالات كثيرة فيتحولوا إلى ضحايا لمدراء فاسدين ومجالس تفتقر إلى الشرف والأمانة ، لا توفر معلومات صحيحة عن نتائج الأعمال ، فيتأجل صدور التقارير السنوية وتختفي المساوئ خلف الصيغ المعقدة او التعابير الاصطلاحية المحاسبية الغامضة ، وقد لا توضع التقارير المكتوبة في متناول الأعضاء بل تقرا عليهم في اجتماعات موسعة بلغة لا تتيح لهم فهما جيدا لها لذلك لا بد من تعليم وتدريب أعضاء المجلس اولا والمدراء ثانيا ليدركوا ضرورة توفير المعلومات للأعضاء بالطريقة الصحيحة المضبوطة حيث :–
1. يتعين أن يعرف الأعضاء حقوقهم في محاسبة المجلس الذي لا يحترم حقوق المسائلة والشفافية هذه ، وتنحيته . ويمكن للأعضاء ان يكافئوا المجلس الذي يقوم بواجباته بصورة جيدة يدفع (المكافئات) بدل أتعاب له في نهاية العام في حال وجود فوائض .
2. يتعين ان يدرك المجلس مسؤوليته في حسن إدارة الملكية المشتركة وان يقدم معلومات تتسم بالشفافية عن إدارته .
الفكما يعلم القراء ان قانون التعاون هو الذي يحكم أعمال التعاونيات في معظم البلدان ويحمي حقوق الأعضاء ، ويحدد المتطلبات الأساسية للمحاسبة في التعاونيات ،ووفقا للقانون يتعين على التعاونية المسجلة الاحتفاظ بسجلات مناسبة لمعاملاتها ، وينص القانون عادة على مسؤولية المجلس بشان تقديم ببنات موثقة ( مراجعة ) للأعضاء عن طريقة إدارته للتعاونية ضمن مهلة زمنية محددة .ولا يوجد سبيل قانوني أخر لشرح إدارة ملكية الأعضاء سوى مسك دفاتر محاسبة توضح أعمال التعاونية وممتلكاتها وخلاصة أعمالها في كل عام .
ثانيا :- كيفية إنشاء مرفق للمحاسبة ؟ يقع على المجلس إتاحة الموارد الكافية لعمل المحاسبة بشكل ملائم ويستطيع المجلس المفاضلة بين عدة خيارات لهذه الترتيبات والتي يتم إنشائها وفقا لحجم التعاونية والمعلومات الضرورية لعملياتها المحاسبية والمتطلبات القانونية في المجال الذي تنشط فيه .كما يقول العالمون بأمور المحاسبة أن أليف باء المحاسبة هو_مستند القيد(الإيصالات)بصفتها بيانات وأدلة (مستند قيد لكل معاملة ). يقوم المبدأ الأول على عدم استلام اوصرف أي مبلغ من المال دون بينة مكتوبة(مستند قيد او إيصال) ومستند قيد هو دليل على حصول معاملة مثل شراء السلع وبيع السلع والخدمات وإيداع الأموال في الصارف وسحبها منها وما لم توجد مثل هذه المستندات يصعب مسك ابسط السجلات عن الدخل والنفقات .يروى عن احد البنوك انه قد أعلن عن حاجته لتوظيف محاسب ليعمل لديه ، فتقدم العشرات للحصول على الوظيفة المنشودة ، والغريب ان لجنة المقابلة قد طرحت سؤالا واحد وبسيطا على الجميع وهو( واحد +واحد = كام) بالطبع سارع المتقولون الى الإجابة ان النتيجة هي اثنان الا واحدا منهم عند السؤال طلب ورقة وسجل العملية وناتجها صامتا الى اللجنة ، والتي سارعت الى اعتماده للوظيفة المعلنة، ما العبرة من هذه الرواية ، العبرة ان المحاسبة في المؤسسات تقوم أولا وأخيرا على تسجيل أي حركة خارجة او داخلة وتوثيقها ،بالطبع ملتزمين بما ورد في الأنظمة الداخلية من إجراءات تسبق او تلي أي معاملة من المعاملات وحسب قواعد وأدلة مالية تعدها الجمعيات لتكون بمثابة قائمة تحقق توضح آليات هذه العمليات .مستندات القيد ( من إخراج أو إدخال )دليل على صحة العمليات وصدقها،وتشكل الأساس لتقارير المحاسبة. مستند الإدخال (سند القبض)
يبين سند القبض اسم دافع المال، وزمن الدفع وسببه وعلى التعاونيات ان تطبع مستندات خاصة بها لهذا العرض ويشترط بهذه السندات ان تتوفر بها عدد من الشروط المهمة ومن أبرزها:
1. الرقم المتسلسل.
2. يكتب سند قبض على يمين الصفحة ، ويتوسطها شعار التعاونية ورقم تسجيلها
3. ضرورة أن يسجل الرقم المقبوض رقما وكتابة . وتوضيح سبب القبض او بابه.
4. تطبع السندات بأصل وصورة أو بصورتان بحيث يحصل الدافع على نسخة ، وتحال النسخة الثانية إلى المحاسبة ويحتفظ بالأصل في دفتر سند القبض.
5. بالطبع يتضح بواسطته اسم الشخص الدافع
6. مهم توفر بخاتم الجمعية على المستند.
7. يوقع باسم المستلم للمبلغ وفي العادة يكون أمين الصندوق
مستند الدفع(سند الصرف)
يبين مستند الدفع (سند الصرف)المبلغ المدفوع وزمن الدفع ومستلم الدفعة وسببها وتعيين كتابته عند كل دفعة وترفق به الوثائق الداعمة جميعها.ويشترط توفر الشروط التالية في السند:
• الرقم المتسلسل.
• يكتب سند صرف على يمين الصفحة ، ويتوسطها شعار التعاونية ورقم تسجيلها
• ضرورة أن يسجل الرقم المصروف رقما وكتابة . وتسجيل قرار الصرف و سبب الصرف او بابه.
• تطبع السندات بأصل وصورة ، وتحال النسخة الثانية إلى المحاسبة ويحتفظ بالأصل في دفتر سند الصرف.
• بالطبع يتضح بواسطته اسم الشخص المصروف له ومن المهم توقيعه بالاستلام .
• مهم ختمه بخاتم الجمعية .
مستندات أخرى
هناك حالات لا يحصل المودع فيها على مستند بالدفع كما في حال إيداع الأموال في دفاتر التوفير في المصرف حيث يتم تسجيل الوديعة المالية في دفتر خاص يظل لدى المودع في مثل هذه الحالة يعد أمين الصندوق مستندا يشير إلى الوديعة المسجلة في الدفتر يكون دليلا إضافيا على تسجيل الوديعة.
وهنا أود الإشارة إلى بعض الشروط العامة التي يستحسن الالتزام بها في عمليات الإدخال والإخراج وهي:
• يمنع إجراء أية عملية قبض او صرف بدفاتر الجمعية إلا ان تكون إحدى أبواب القبض او الصرف المقرة من قبل النظام الداخلي او بقرار مجلس إدارة.
• يمنع الاحتفاظ بالأموال لما يزيد عن الذمة المالية المقرة كذمة دوارة في جيب أمين الصندوق للصرف على المصاريف الطارئة المقرة أيضا.
• يسجل رقم قرار مجلس الإدارة على سند الصرف ، ويرفق السند بكل ما من شانه دعم هذه العملية من فواتير ضريبية او أية إثباتات تساعد على توضيح سبب الصرف.
• كما أسلفت في احد الحلقات السابقة بوجوب الفصل ما بين عملية دفع الالتزام ، وما بين توثيق الالتزام.وكثير ما تضع إدارة المؤسسات جدول تحقق لكل عملية صرف بتوثيقها وتدقيقها ويلي ذلك قرار صرفها حتى وان يكن أن هناك بابا لتغطيتها في الموازنة التقديرية العامة التي اشرنا إليها آنفا.
• وفي العادة توضع أدلة كاملة لتنفيذ المشاريع تشتمل على نماذج التوثيق والتي تشمل ليس العقود فقط بل ونماذج المستفيدين الموقعة ، ونماذج لمطالبات مالية لاشخاص لا تتوفر لديهم فواتير رسمية لتقديم الخدمات ، إضافة الى اتفاقيات لتسوية أجور المواصلات او الضيافة ….الخ وتشمل عملية التوثيق الصور والتقارير الصحفية .
كلمة أخيرة في هذا المجال ، يفترض باعتقادي الاحتفاظ بكل ما يساعد على أثبات عمليات القبض والصرف ، مع الأخذ بعين الاعتبار ان هناك إثباتات تعتبر أدله قاطعة وفي حال عدم توفرها وجوب اخذ الأقل قوة وتدعيم العمليات بأكثر من مؤشر إثبات. وأهم هذه الدفاتر ما يلي :-
‌أ- أورنيك (4) تعاون وهو عبارة عن دفتر كبير يسمونه (البرش) وهو دفتر اليومية الذي ترصد فيه كل إيرادات ومصروفات الجمعية التعاونية .
‌ب- أرانيك (5) و (6) تعاون – وهما دفتري إيصالات تخص رصد أي إيرادات و مصرفات فيها ثم يرحل إلي أورنيك (4) تعاون و (5) و (6) تتضمن الصفحة فيها إلي ثلاثة نسخ كربونية : (باعتبارهما إيصالي : دفع وتوريد) ويرفق بالأصل مستندات الصرف أو التوريد وصورة للمراجعة وصورة تظل بالدفتر .
‌ج- أورنيك (11) تعاون وهو دفتر كبير يتضمن أسماء المساهمين وعدد أسهمهم ومبالغها وعناوينهم .
‌د- أورنيك (12) تعاون – وهو عبارة عن دفتر للجرد في نهاية كل سنة مالية – وكذلك هو دفتر لتسعير البضائع المشتراه وتتضمن اسم السلع وسعر الوحدة والسعر الإجمالي – والجملة الكلية .
ثم إن هذه الأرنيك لها قيمة رمزية يدفعها أمين صندوق الجمعية لإدارة المراجعة في أي مكتب تعاون في أي إقليم أو رئاسة الوزارة ويحصل عليها ويقوم بإثبات حركة المعاملات المالية للجمعية فيها .
ويقوم ضابط أو مفتش تعاون في المنطقة التي تتبعها الجمعية بزيارات ميدانية مفاجئة للمراجعة والمتابعة المالية – وفي نهاية العام يقوم بإعداد الحسابات الختامية والميزانية، يقوم قسم المراجعة بعرض حسابات الجمعية التعاونية علي جمعياتها العمومية. كما يشرف قسم المراجعة علي الإجراءات المالية لتصفية الجمعية التعاونية بالإشتراك مع المسجل والعمل الميداني حالة رغبة مؤسسيها في تصفيتها أو في حالة فشلها . وتجدر الإشارة إلي أن مكاتب التعاون الحكومية منتشرة في أقاليم السودان – وتوجد بها رئاسات في عواصم المديريات أو الولايات – مقسمة من الداخل إلي الأقسام التي ذكرناها. ويقوم كل مكتب بإرسال فريق لمتابعة الجمعيات مكون من إدارات المكتب أو رئاسة الوزارة وعادةً ما يكون الفريق برئاسة مفتش أو مفتش أول ومساعدي مفتشين وضابط وكاتب ويكون مساعدي المفتشين من الإدارات المختلفة منهم من يقوم بالتوعية ومن يقوم بإعداد وعرض الحسابات ... وهكذا ...
البنيان التعاوني الشعبي
أ/ يتكون البنيان التعاوني الإستهلاكي الشعبي من أربعة مستويات:-
1. الجمعيات التعاونية الأولية في الأحياء والقرى .
2. الاتحادات التعاونية علي المستوي المحلي.
3. الاتحادات التعاونية علي المستوي والولائي
4. الاتحاد التعاوني علي مستوي القطر (الاتحاد التعاوني القومي) .
بالإضافة الي ذلك توجد ثلاث إتحادات تعاونية متخصصة وهي:
أ – الإتحاد التعاوني الحرفي - ولاية الخرطوم ومقره الخرطوم.
ب - الإتحاد العام النوعي التعاوني لمنتجي الأصماغ الطبيعية ومقره الخرطوم.
ج – الإتحاد التعاوني للنجاريين ومقره أمدرمان.
ولتوضيح الصورة لذهن القارئ نفيد بأن السودان مقسم إلى ولايات (25 ولاية) وكل ولاية إلى محليات (110 محلية) ويوجد في العاصمة الاتحادية الخرطوم الاتحاد التعاوني القومي والإتحاد التعاوني الولائي لولاية الخرطوم وهذا بدوره يتكون من اتحادات محلية وهي: الاتحاد التعاوني لشرق النيل – والاتحاد التعاوني غرب النيل – والاتحاد التعاوني بين النيلين وتحت كل اتحاد محلي : قاعدته من الجمعيات في أحياء المحلية . وهكذا في كل محليات ولايات السودان . وجملة البنيان نحو(135) اتحاداً.
ويمكن تلخيص مهام الاتحاد التعاوني القومي في الآتي :-
1. المساهمة في تنفيذ خطة الدولة في القطاع التعاوني .
2. تجميع العمل التعاوني والنظر في المسائل التي تواجهه بهدف إيجاد الحلول .
3. المساهمة في نشر الحركة التعاونية ودعمها وربطها بالجماهير وإيجاد القيادات الصالحة .
4. إسداء الرشد بالنصيحة نحو تطوير الحركة التعاونية .
5. التنسيق بين الاتحادات التعاونية وإدارة العمل التعاوني الحكومي في المسائل الخاصة برعاية الجمعيات التعاونية.
6. تبادل الخبرات علي النطاق الدولي والإقليمي وتشجيع ورعاية الدراسات التعاونية .
7. العضوية نيابةً عن الحركة التعاونية القومية في الحلف التعاوني الدولي .
من البديهي والمفترض أن تكون مجالس إدارات الاتحادات التعاونية منتخبة من عضويتها القاعدية بمعني أن مجلس إدارة الاتحاد علي مستوي القطر منتخبة من مجالس إدارات الاتحادات الولائية، كما أن عضوية مجالس الاتحادات الولائية منتخبة من أعضاء مجالس إدارات الاتحادات المحلية في كل ولاية، ولكن هذا لم يحدث منذ عام 1989 إلا في قلة من الإتحادات المحلية والولائية.
كان من المؤمل أن يكون البنيان التعاوني حلقة هرمية تتمدد عضويته في سلسلة متصلة، تشكل صورة مكتملة للحركة التعاونية السودانية تهدف لتوفير الاحتياجات للقاعدة مثل المعدات التكنولوجية والبذور المحسنة والأسمدة ... والسلع ... الخ ولكن ذلك لم يحدث في غالب الأحوال إلا علي الورق فقط. ولم تستطع القيادة التعاونية الشعبية في قمة هرم البنيان التعاوني من رعاية التعاونيات وتقديم ماتحتاجه وبخاصة التعاونيات الإنتاجية الزراعية والحرفية والنسوية.
إن جوهر التعاون وطبيعته وظروف نشأته تقضي بحرية واستقلال ومساواة أعضاء التعاونية وتسيير ورقابة جمعيتهم التعاونية وهو ما يعبر عنه ويترجمه مبدأ الديمقراطية التعاونية الذي يعني الإعتراف بالسلطة العليا وعلي قدم المساواة لكافة الأعضاء الذين تكونت منهم ومن أجلهم الجمعية التعاونية فيكون لهم حق وسلطة قيادتها وتقرير مصيرها بحيث لا تكون حركة جمعيتهم مفروضة بواسطة سلطة خارجية وإنما تكون هذه الحركة خاضعة للإرادة الجماعية للأعضاء كما تكون معبرة عن مصالحهم ومشبعة لأحتياجاتهم المشتركة والتي تكونت الجمعية بغرض إشباعها أفضل إشباع ممكن ويتحقق ذلك في الواقع العملي عن طريق ممارسة الأعضاء لحقوقهم وسلطاتهم كمنتجين زراعيين كأعضاء تعاونيين من خلال تشكيلاتهم الديمقراطية وأهمها الجمعية العمومية ومجلس الإدارة. ولا شك إن الديمقراطية التعاونية تعتبر بمثابة الأصل التعاوني العام الذي يتعين إحترامه كقاعدة عامة تحكم الجمعيات التعاونية بكافة أنواعها.